Documentos

Qué resuelve

El acta que vive en un correo, el procedimiento que sabe una sola persona y el fichero que nadie encuentra. Documentos guarda lo escrito y los ficheros del equipo en un árbol que sobrevive a quien se va, con el mismo buscador y los mismos permisos que el resto del producto.

Para quién es

Para equipos que quieren su documentación al lado del trabajo: actas, procedimientos, wikis de proyecto y adjuntos.

Qué puedes hacer

Escribir un documento con el editor —se guarda solo mientras escribes y cada guardado deja versión— o subir ficheros arrastrándolos a la zona de subida, de hasta 10 MB cada uno y varios de golpe. Un fichero subido se previsualiza y se descarga, y el texto que se edita son las páginas.

Colocarlo donde se va a buscar: anidado bajo otro documento o archivado en una carpeta de la organización, con «Mover» desde la ficha y la vista de Árbol o de Columnas a tu gusto. Empezar desde una plantilla, para que el acta de cada semana salga siempre con los mismos apartados, y volver a una versión anterior desde «Historial» para recuperar el párrafo que desapareció el martes.

Comentar un párrafo concreto: el comentario queda anclado a ese trozo, en el raíl del lado, y las respuestas se quedan en el mismo hilo. Y publicar un enlace de solo lectura para enseñárselo a alguien de fuera que no tiene cuenta.

Lo que hay que tener claro

Borrar un documento lo manda a la papelera de Ajustes de organización con su texto y sus ficheros, y solo un admin lo destruye del todo. Marcar una plantilla y publicar un enlace son cosas de un admin. Si un enlace acabó donde no debía, se regenera: el anterior deja de abrir; despublicar lo apaga y volver a publicar devuelve el mismo.