Finanzas

Emite una factura

Para cobrar un trabajo con su numeración, su IVA y su registro.

Cómo se hace

1. Pulsa el botón «+» de la barra de la ventana.
2. Elige el cliente: el NIF, la dirección y la divisa llegan de su ficha.
3. Monta las líneas y, si quieres, imputa la factura a un proyecto o a un centro de coste.
4. En el segundo paso repasa los conceptos y el total, marca la casilla y emite.

Cómo se deshace. Una factura emitida no se borra: mientras no esté cobrada se anula, y si ya está cobrada se corrige con una rectificativa.

Marca cobrada una factura

Para que lo pendiente sea de verdad lo que nadie ha pagado.

Cómo se hace

1. Abre Ingresos y filtra por estado «Enviada» o «Vencida».
2. En el menú de la fila, pulsa «Marcar cobrada».
3. Si son varias, selecciónalas con la casilla y márcalas de una vez.

Cómo se deshace. Marcar cobrada no destruye nada: si te equivocas de factura, la devuelves a su estado desde la misma fila.

Reclama el cobro sin escribir el correo

Para que una factura vencida no dependa de que alguien se acuerde.

Cómo se hace

1. Abre Ajustes de Finanzas.
2. Enciende los recordatorios de cobro: salen a 1, 7 y 15 días del vencimiento.
3. El correo va a tu cliente con el enlace de la factura, así que enciéndelo cuando los cobros estén al día.

Cómo se deshace. El interruptor se apaga cuando quieras y deja de salir el siguiente aviso; los ya enviados quedan registrados.

Convierte en factura las horas de un proyecto

Para cobrar el tiempo registrado sin copiarlo línea a línea.

Cómo se hace

1. Abre Rentabilidad y pulsa «Facturar» en la fila del proyecto.
2. Ajusta el rango de fechas y el cliente al que va.
3. Sale una factura en borrador con ese tiempo: repásala y emítela cuando cuadre.

Cómo se deshace. Lo que sale es un borrador: se edita entero y se borra sin dejar rastro mientras no lo emitas.

Apunta un gasto

Para que el coste del proyecto no se quede en un cajón.

Cómo se hace

1. Pulsa «+» en Gastos y describe la compra.
2. Adjunta el ticket y ponle categoría.
3. Imputa el gasto a un proyecto o a un centro de coste.
4. Cuenta como coste en cuanto está aprobado, y sigue contando al pagarlo.

Cómo se deshace. Un gasto se corrige o se borra mientras no esté conciliado; ya conciliado, se ajusta.

Registra una factura de proveedor

Para deducir su IVA y ver lo que de verdad debes.

Cómo se hace

1. Abre Gastos y elige «Nueva factura de proveedor» en el «+».
2. Pon el proveedor con su NIF, el número de la factura y la cuota de IVA.
3. Cuenta como coste y entra en el Modelo 303 desde que la creas, aún sin aprobar: no hay estado «aparcada».
4. Si aún no la quieres en tus cuentas, déjala en la bandeja y regístrala cuando toque.

Cómo se deshace. Una factura de proveedor deja de contar como coste al anularla o rechazarla, y ésa es la única forma de sacarla de la declaración.

Averigua si un proyecto da dinero

Para dejar de suponer qué cliente sale a cuenta.

Cómo se hace

1. Abre Rentabilidad. Arranca en el año natural; cambia el rango antes de leer nada.
2. Compara por proyecto y por cliente el coste de las horas más los gastos contra lo facturado.
3. Ordena por margen para ver primero lo que pierde dinero.

Reparte el gasto por centro de coste

Para saber qué cuesta cada área, no solo cada proyecto.

Cómo se hace

1. Abre Centros de coste y crea uno con su código; puede colgar de otro.
2. Imputa facturas y gastos al centro desde la propia factura o el propio gasto.
3. El reparto suma lo que factura y lo que cuesta cada centro, en columnas separadas.

Prepara el 303, el 347 y el 349

Para llegar al trimestre con las cifras cuadradas y sin rehacerlas.

Cómo se hace

1. Abre el resumen de Finanzas.
2. En la tarjeta fiscal elige año, trimestre o mes y mira el IVA repercutido, el soportado y el resultado.
3. Revisa el aviso de posible duplicidad: son gastos con número de factura de proveedor que esta declaración cuenta y otra podría contar también.
4. Descarga el ZIP para tu gestoría, y consulta el 347 y el 349 por año en la tarjeta de impuestos.

Enciende el libro de facturación

Para que cada factura emitida deje un registro encadenado que nadie puede reescribir.

Cómo se hace

1. Pon el NIF de tu organización: sin él, el interruptor no se deja tocar.
2. Enciéndelo en Ajustes de Finanzas. A partir de ahí, emitir una factura escribe su registro.
3. En el libro, «Comprobar la cadena» recalcula todas las huellas cuando tú lo pides.
4. Ten claro qué es y qué no: se escribe la cadena, y no se envía nada a la Agencia Tributaria.